Foire aux questions
Questions fréquemment posées
- Quelles sont les différentes étapes du traitement d’un dossier de subvention accordée aux collectivités territoriales et quels en sont les intervenants ?
- Qu’est-ce que le commencement d’exécution d’une opération ?
- Qu’est-ce que des dépenses connexes ?
- Est-ce que l’acquisition préalable de terrain et de biens immeubles peut être prise en compte dans le montant de la dépense subventionnable ?
- Pourquoi le montant de la subvention accordée par arrêté ministériel peut-il être écrêté au moment de la liquidation de la subvention par la préfecture ?
- Est-ce qu’un parlementaire peut donner plusieurs subventions à une même collectivité territoriale la même année ?
- Est-ce qu’une collectivité territoriale peut bénéficier, la même année, de plusieurs subventions au titre des réserves parlementaire et ministérielle ?
- Qu’est-ce que des tranches fonctionnelles ?
- Est-ce que la 2ème tranche d’un projet peut être subventionnée si la 1ère l’a déjà été ?
- Peut-on subventionner la 2ème tranche d’un projet dont le marché global a déjà été notifié ?
- Comment procéder en cas de fusion de collectivités territoriales ?
- Qu’est-ce que le simple renouvellement de matériel ?
- Quelles sont les conséquences de l’entrée en vigueur de l’article 140 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017 ?
- Quelle est la nature des contrôles demandés aux préfectures par le bureau du cabinet du ministre au moment de la demande de paiement de la subvention par la collectivité territoriale ?
Réponses :
1. Quelles sont les différentes étapes du traitement d’un dossier de subvention accordée aux collectivités territoriales et quels en sont les intervenants ?
Les différentes étapes du traitement d’un dossier de subvention accordée aux collectivités territoriales et les différents intervenants sont énumérés dans l’annexe 5 de l’instruction relative aux modalités de gestion des subventions pour travaux divers d’intérêt local accordées sur le programme 122 – action 01 « Aides exceptionnelles aux collectivités territoriales » NOR : INTK1736628J du 29 décembre 2017 .
2. Qu’est-ce que le commencement d’exécution d’une opération ?
Conformément à l’article 8 du décret n° 99-1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’Etat pour des projets d’investissement, le commencement d’exécution d’une opération est réputé constitué par le premier acte juridique passé pour la réalisation du projet. Ainsi, la signature d’un bon de commande, l’acceptation d’un devis, la notification d’un marché de travaux, la signature d’une décision d’affermissement d’une tranche conditionnelle d’un marché de travaux (ex : ordre de service ou délibération de l’organe qui affermit la tranche) ou la signature d’une promesse ou d’un compromis de vente valent commencement d’exécution de l’opération.
En revanche, les études préalables (études de programmation et de conception, géomètre, SPS, etc..) ou l’acquisition préalable de terrains nécessaires à la mise en œuvre du projet, la notification du marché de maîtrise d’œuvre, la signature de l’estimatif établi par un architecte ou un cabinet d’études, le dépôt d’un permis de construire ou le lancement d’un appel d’offres ne constituent pas un commencement d’exécution de l’opération.
Toutefois, lorsque la demande de subvention ne porte que sur les études de programmation et de conception, préalables à la réalisation de travaux, ou l’acquisition de terrain, il ne doit pas y avoir de signature de marché, de devis, de promesse ou de compromis de vente.
3. Qu’est-ce que des dépenses connexes ?
Un projet peut nécessiter, pour sa mise en œuvre, la réalisation de dépenses dites connexes au projet. Il s’agit d’honoraires, de dépenses liées à la réalisation d’études préalables de faisabilité ou de marché, de diagnostics, d’expertises, d’enquêtes, d’assurance, de frais divers ou de formation des utilisateurs.
Ces dépenses connexes ne peuvent être prises en compte que si elles sont de l’ordre de 5 % du montant total du projet conformément à la circulaire d’application NOR ECOB0010036C du décret du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’Etat pour des projets d’investissement.
Ainsi, si le montant des travaux s’élève à 95 000 € HT, le montant total de la dépense subventionnable pourra être de 100 000€ (montant des travaux*100/95). Le total des dépenses connexes prises en compte sera donc au maximum de 5 000€ HT, soit 5% alors que le montant des travaux représentera 95% de la dépense.
4. Est-ce que l’acquisition de terrain et de biens immeubles peut être prise en compte dans le montant de la dépense subventionnable ?
L’acquisition de terrain et de biens immeubles peut être prise en compte dans le montant de la dépense subventionnable s’il existe un lien direct entre cette acquisition et les objectifs de l’opération subventionnée (lien justifié par une délibération de la collectivité territoriale). Ainsi, par exemple, l’opération de réhabilitation d’une grange en garage peut comprendre, dans son montant de dépense subventionnable, le montant d’acquisition de la grange (justifié par une proposition écrite du vendeur indiquant le prix de vente du bien immobilier, qui ne soit ni une promesse ni un compromis de vente et un avis des Domaines pour une acquisition supérieure à 180 000€) ainsi que les dépenses liées aux travaux de réhabilitation.
L’acquisition préalable peut être prise en compte dans le montant de la dépense subventionnable uniquement pour les terrains sur production d’une délibération de la collectivité territoriale justifiant du lien direct entre cette acquisition et les objectifs de l’opération ainsi qu’un justificatif de vente mentionnant le prix d’acquisition. Elle ne doit pas avoir fait l’objet antérieurement d’une autre subvention.
L’acquisition seule de terrain et/ou de biens immeubles peut faire l’objet d’une subvention à condition qu’aucun commencement d’exécution de cette acquisition n’ait eu lieu (pas de signature de promesse ni de compromis de vente).
5. Pourquoi le montant de la subvention accordée par arrêté ministériel peut-il être écrêté au moment de la liquidation de la subvention par la préfecture ?
Lors de l’attribution de la subvention, un taux de subvention est calculé : Il correspond au rapport entre le montant de la subvention octroyée et le montant de la dépense subventionnable prévisionnelle. Ce taux de subvention ne peut être modifié et sera appliqué au coût réel de l’opération, plafonné au montant de la dépense subventionnable prévisionnelle, calculé à partir des factures produites par les collectivités territoriales.
Ainsi, une opération de voirie dont le montant prévisionnel de dépenses était de 50 000€ et qui a bénéficié d’une subvention de 10 000€ soit un taux de 20% (10 000/50 000) est finalement réalisée pour 40 000€. Le montant de la subvention qui lui sera effectivement versée sera de 40 000€ x 20% soit 8 000€. Le montant ainsi écrêté ne peut être réaffecté ni sur une autre opération de la collectivité territoriale bénéficiaire ni sur l’enveloppe du parlementaire au nom duquel la subvention a été accordée.
A contrario, si cette même opération a coûté au final 60 000€, le montant de la subvention qui sera versée ne pourra excéder les 10 000€ accordés.
6. Est-ce qu’un parlementaire peut donner plusieurs subventions à une même collectivité territoriale la même année ?
Le parlementaire répartit l’enveloppe que la commission des finances de l’Assemblée nationale ou du Sénat lui octroie entre les collectivités territoriales comme il le souhaite. Il peut décider, la même année, de subventionner plusieurs projets d’une même collectivité territoriale.
7. Est-ce qu’une collectivité territoriale peut bénéficier, la même année, de plusieurs subventions au titre des réserves parlementaire et ministérielle ?
Une collectivité territoriale, pour des projets d’investissement différents, peut bénéficier d’une ou plusieurs subventions au titre de la réserve parlementaire d’un ou de plusieurs députés, d’un ou de plusieurs sénateurs et même au titre de la réserve ministérielle.
Une même opération ou tranche fonctionnelle d’opération ne peut donc bénéficier que d’une seule subvention au titre des travaux divers d’intérêt local.
8. Qu’est-ce que des tranches fonctionnelles ?
Les différentes phases d’une opération peuvent être subventionnées séparément à condition qu’elles constituent un ensemble cohérent pouvant être mis en service sans adjonction.
Ainsi, par exemple dans le cadre d’une opération de création d’un groupe scolaire, il n’est pas possible, de dissocier les lots gros œuvre, électricité ou peinture des lots menuiserie, sols et plomberie sans lesquels le groupe scolaire ne peut être mis en service.
En revanche, toujours dans le cadre d’une opération de création d’un groupe scolaire, celle-ci peut être divisée en une tranche de construction, une tranche d’aménagements extérieurs et une tranche d’équipement-mobilier. Ces tranches sont appelées fonctionnelles. Elles peuvent faire l’objet, chacune d’une subvention.
Dans le cas de travaux de réhabilitation/rénovation, il est possible de subventionner distinctement par exemple la réfection complète de la toiture, le ravalement de la façade, la mise en accessibilité du bâtiment… (Il doit s’agir de grosses réparations ou de travaux d’amélioration et non de simples travaux d’entretien).
9. Est-ce que la 2ème tranche d’un projet peut être subventionnée si la 1ère l’a déjà été ?
Les différentes phases d’une opération peuvent être subventionnées séparément à condition qu’elles constituent un ensemble cohérent pouvant être mis en service sans adjonction (cf réponse à la question n°8).
10. Peut-on subventionner la 2ème tranche d’un projet dont le marché global a déjà été notifié ?
La 2ème tranche d’un projet dont le marché global a déjà été notifié peut être subventionnée si et seulement s’il s’agit d’une tranche conditionnelle, prévue dans le marché initial, qui n’a pas fait l’objet d’un affermissement (ordre de service ou délibération de l’organe qui affermit la tranche).
11. Comment procéder en cas de fusion de collectivités territoriales ?
Le dossier de demande de subvention peut être établi avec une délibération, une attestation de non commencement d‘exécution et un plan de financement au nom d’une collectivité qui a ensuite fusionné avec d’autres. Il convient dans ce cas de joindre au dossier de demande de subvention l’arrêté de création de la nouvelle collectivité territoriale. La subvention sera attribuée à la nouvelle collectivité territoriale.
La subvention a été octroyée à une collectivité territoriale qui a ensuite fusionné. La collectivité territoriale nouvellement créée en informe la préfecture en lui joignant l’arrêté de création. La préfecture en informe la section des subventions (pôle comptabilité) et change alors le nom de la collectivité bénéficiaire dans CHORUS. Dans ce cas, la préfecture n’a pas à adresser à la section des subventions une demande de transfert de maîtrise d’ouvrage (comme c’est le cas pour un transfert de compétences par exemple).
12. Qu’est-ce que le simple renouvellement de matériel ?
L’article 2 du décret n°99-1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’État pour des projets d’investissement précise que les subventions peuvent être consacrées au financement de l’équipement en matériel à l’exclusion du simple renouvellement. La circulaire du 19 octobre 2000 prise pour application du décret indique que « s’il ne s’agit pas d’un premier équipement, sauf dans le cas d’aide d’urgence (calamités), la subvention doit aider à leur amélioration et non à leur simple renouvellement. »
Ainsi le remplacement d’un photocopieur pourra être pris en compte s’il s’agit de l’acquisition d’un copieur multifonction, une chaudière de 30 ans d’âge pourra être remplacée par une chaudière moins énergivore, un véhicule diesel pourra être remplacé par un véhicule électrique.
En revanche, le remplacement de mobilier, rideaux, ordinateurs, tablettes, défibrillateurs, équipements de cuisine ou de sonorisation ne présente pas un caractère d’amélioration.
13. Quelles sont les conséquences de l’entrée en vigueur de l’article 140 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017 ?
Un amendement parlementaire au projet de loi de finances pour 2017 a été adopté, supprimant, pour les seules subventions pour travaux divers d’intérêt local, la prorogation de quatre ans pour achever l’opération, telle qu’elle était prévue dans l’article 12 du décret n°99-1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’Etat pour des projets d’investissement.
Aussi, désormais pour toutes les subventions octroyées après le 1er janvier 2017, en application de l’article 140 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017, une opération doit être achevée dans les quatre années suivant la date de déclaration de début de commencement.
En ce qui concerne les opérations subventionnées antérieurement au 1er janvier 2017 et dont le délai de réalisation s’achèvera après le 1er janvier 2017, la prorogation n’est plus possible.
14. Quelle est la nature des contrôles demandés aux préfectures par le bureau du cabinet du ministre au moment de la demande de paiement de la subvention par la collectivité territoriale ?
Dans le point V, alinéa 2, de l’instruction du 11 avril 2016 relative aux modalités de gestion des subventions pour travaux divers d’intérêt local accordées sur le programme 122 – « action 01 Aides exceptionnelles aux collectivités territoriales », Il est précisé que les services préfectoraux doivent « vérifier que la demande de paiement ne comporte que des dépenses dont la nature correspond aux dépenses prévues dans le dossier de demande de subvention ».
Aussi, les contrôles opérés par les préfectures consistent à vérifier la cohérence entre l’intitulé du projet et les factures présentées par les collectivités territoriales. La section des subventions du bureau du cabinet du ministre s’efforce, au travers de l’intitulé de l’opération, de la décrire le plus précisément possible afin de permettre aux préfectures de déterminer que les factures présentées par les collectivités territoriales peuvent être prises en compte pour le versement de la subvention.
En cas de doute sur une facture, le service chargé de la vérification en préfecture peut demander, par courriel à la section des subventions, que le scan du dossier initial de demande lui soit transmis.
Les entreprises qui ont réalisé l’opération ne sont pas forcément les entreprises qui avaient fourni les devis dans le dossier de demande de subvention. De même, un poste de dépenses a pu être revu à la baisse et un autre à la hausse. Ces « modifications » par rapport au dossier initial ne sont pas de nature à remettre en cause l’attribution de la subvention par les préfectures.